Zowel werkgever als werknemer zijn verplicht zich aan bepaalde wettelijke, reglementaire of interne afspraken te houden en uit te voeren. In de arbeidsrelatie gaat het bijvoorbeeld:

• om het controlerecht dat de werkgever heeft op de tijdens de arbeidstijd verrichte prestaties van de werknemer;
• over de betaling van het loon aan de werknemer,...;
• over de regels die zowel de werknemer en werkgever moeten respecteren in het kader van de controlegeneeskunde.

In onderstaande niet exhaustieve lijst overlopen we een aantal persoonsgegevens van werknemers die de werkgever o.a. verzamelt:

• cv, referentiegegevens vorige tewerkstelling (stages ...), diploma’s en/of getuigschriften, resultaten van een assessment,...;
• identificatiegegevens, zoals naam, adres, rijksregisternummer, nummer identiteitskaart, rekeningnummer, gezinssamenstelling (aantal kinderen ten laste, kinderen met een beperking, geboortedatum,...);
• gerechtelijke gegevens (indien van belang voor arbeidsovereenkomst): loonbeslag, voorlopige hechtenis,...;
• arbeidsvergunning;
• gegevens over vorming en opleiding (i.h.k.v. educatief verlof,...), alsook loopbaanplanningsgegevens;
• badge om toegang tot bepaalde lokalen te bepalen;
• gegevens nodig voor toepassing klein verlet;
• telefoniegegevens;
• personeelsdossier:
  • evaluatie- en beoordelingsgegevens;
  • functiebeschrijving;
  • informatie nodig voor het bepalen van de verloning in de ruime zin van het woord;
  • overzicht van aan- of afwezigheden;
  • werkroosters.

Een aantal van de hiervoor vermelde persoonsgegevens worden extra beschermd en een verwerking ervan is in principe verboden. Het gaat in casu om:

• gerechtelijke gegevens (met name het uittreksel uit het strafregister);
• persoonsgegevens zoals ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gegevens over de gezondheid... of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag.

Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaat de werkgever elke verwerking van persoonsgegevens. Het begrip ‘verwerking’ dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van persoonsgegevens.

De persoonsgegevens worden verwerkt voor diverse doeleinden, waarbij telkens enkel de gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

De werkgever verwerkt de persoonsgegevens

• wanneer hij toestemming heeft gekregen van de betrokken werknemer;
• in het kader van de voorbereiding of uitvoering van een contract of overeenkomst (dus in het kader van de arbeidsrelatie);
• om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan de werkgever is onderworpen (onder meer wanneer de verwerking noodzakelijk is in het kader van het arbeidsrecht en het socialezekerheids- en socialebeschermingsrecht (bv. ziekenfonds));
• wanneer de werkgever een gerechtvaardigd belang heeft, in welk geval hij steeds streeft naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van de privacy van de betrokken werknemer.